Chatbot auf der Website: Was muss in die Datenschutzerklärung?
Ein Chat verarbeitet personenbezogene Daten — spätestens mit der ersten Nachricht. Die Datenschutzerklärung muss deshalb Anbieter, Zweck, Rechtsgrundlage, Empfänger, eine etwaige Übermittlung in Drittländer und die Speicherdauer nennen. Antwortet eine KI, gehören der KI-Anbieter und die Kennzeichnung dazu. Unten steht ein Mustertext für SilentChat.
Keine Rechtsberatung. Der Mustertext passt zu den Standardeinstellungen von SilentChat — prüfen Sie ihn mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Welche Daten ein Chat verarbeitet
Die Nachrichten selbst sind der offensichtliche Teil. Dazu kommen freiwillige Angaben wie Name oder E-Mail-Adresse und technische Daten, ohne die ein Chat nicht funktioniert. Bei SilentChat sind das eine gehashte IP-Adresse, Browserkennung, Betriebssystem, Gerät, Sprache, Verweisquelle samt Kampagnenparametern und die Seite, auf der der Chat begann. Dazu kommen Dateien und Bildschirmfotos, wenn der Besucher welche schickt. Weitere besuchte Seiten erfasst SilentChat nur, wenn Sie die Besucherverfolgung einschalten — die Vorgabe ist aus.
Die Pflichtangaben nach Art. 13 DSGVO
- Verantwortlicher und Anbieter: Sie selbst — und der Chat-Anbieter als Auftragsverarbeiter.
- Zweck: Beantwortung von Anfragen, gegebenenfalls Kundenservice zu bestehenden Verträgen.
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu Verträgen, sonst meist lit. f (berechtigtes Interesse). Holen Sie vor dem Chat eine Einwilligung ein, ist es lit. a.
- Empfänger: der Chat-Anbieter und, bei KI-Antworten, der KI-Anbieter.
- Drittland: Ob und auf welcher Grundlage Daten in Länder außerhalb der EU gehen — etwa in die USA unter dem Data Privacy Framework.
- Speicherdauer: Wie lange Chats aufbewahrt werden. In SilentChat sind es standardmäßig 180 Tage nach dem Schließen, einstellbar zwischen 7 und 365 Tagen.
- Rechte: Auskunft, Löschung, Widerspruch — mit dem Weg, wie Besucher sie ausüben.
Was bei KI-Antworten dazukommt
- Kennzeichnung: Besucher müssen erkennen, dass sie mit einer KI sprechen (Art. 50 KI-Verordnung). In SilentChat ist die KI-Kennzeichnung ein Schalter und standardmäßig an.
- KI-Anbieter: Wer die Antworten berechnet und wo. Bei SilentChat ist das IONOS in Rechenzentren in Deutschland; laut IONOS werden Eingaben weder protokolliert noch zum Training verwendet.
- Keine automatisierte Entscheidung: Ein Chatbot, der Fragen beantwortet, trifft keine Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Sagen Sie trotzdem, dass jederzeit ein Mensch übernehmen kann.
Cookies und Speicher im Browser
§ 25 TDDDG verlangt eine Einwilligung für alles, was auf dem Gerät des Besuchers gespeichert wird, außer es ist für den gewünschten Dienst unbedingt erforderlich. SilentChat setzt keine Cookies und legt vor dem ersten Chat keine Kennung an; die Kennung entsteht erst, wenn der Besucher eine Konversation beginnt, und bleibt danach im Browser gespeichert. Wer vorher fragen möchte, schaltet im Widget „Einwilligung erforderlich“ ein — dann erscheint vor dem Chat ein Hinweis mit Links auf Ihre Datenschutzerklärung und Ihr Impressum, sofern Sie deren Adressen im Widget hinterlegt haben.
Den Auftragsverarbeitungsvertrag nicht vergessen
Mit dem Chat-Anbieter brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Bei SilentChat schließen Sie ihn im Dashboard ab, in jedem Tarif — auch im kostenlosen.
Mustertext für SilentChat
Passend zu den Standardeinstellungen. Die eckigen Klammern ersetzen Sie durch Ihre Werte; haben Sie „Einwilligung erforderlich“ eingeschaltet, nennen Sie zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Live-Chat und KI-Assistent
Auf unserer Website bieten wir einen Live-Chat mit KI-Assistenten an (Anbieter: SilentChat, Forge12 Interactive GmbH, Donaueschingen, als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO). Wenn Sie den Chat nutzen, verarbeiten wir Ihre Nachrichten sowie Dateien und Bildschirmfotos, die Sie selbst senden, freiwillige Angaben wie Name und E-Mail-Adresse und technische Daten (gehashte IP-Adresse, Browserkennung, Betriebssystem, Gerät, Sprache, Verweisquelle und Kampagnenparameter, die Seite, auf der der Chat begann), um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert; eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung betrifft, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Der Chat setzt keine Cookies. Erst wenn Sie eine Konversation beginnen, legt der Chat im Speicher Ihres Browsers eine Besucherkennung und eine Sitzungskennung ab. Damit kann das Gespräch fortgesetzt und ein späteres Gespräch Ihnen zugeordnet werden. Die Besucherkennung bleibt gespeichert, bis Sie den Speicher Ihres Browsers löschen.
Antworten kann ein KI-Assistent erzeugen; er ist im Chat als KI gekennzeichnet. Dafür werden die Nachrichten des Gesprächs an die IONOS Cloud GmbH übermittelt und in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet. Name und E-Mail-Adresse aus Ihren Kontaktangaben werden dabei nicht mitgeschickt; was Sie selbst in eine Nachricht schreiben, erreicht die KI jedoch. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt; Sie können jederzeit die Weiterleitung an einen Menschen anfordern.
Chats löschen wir [180] Tage nach Abschluss des Gesprächs; endgültig entfernt sind sie nach weiteren 30 Tagen. Technische Sitzungsdaten löschen wir nach 180 Tagen. Name und E-Mail-Adresse werden zwölf Monate nach Ihrem letzten Besuch überschrieben. Sicherungskopien werden nach spätestens 30 Tagen überschrieben.
Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch können Sie jederzeit unter [E-Mail-Adresse] verlangen.Weitere Formulierungen — etwa für den Chatverlauf im Browser oder die Betroffenenrechte — stehen in unserem DSGVO-Leitfaden. Eine Checkliste zum Abhaken gibt es unter DSGVO-Checkliste für Live-Chat.