Wir erheben Daten in folgenden Kontexten:

Beim Besuch unserer Webseite: Browser-Typ und -Version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname, Uhrzeit. IP-Adresse wird sofort nach 7-Bit-Maskierung gespeichert (z.B. 91.204.5.0). Speicherdauer: 14 Tage in Server-Logs.

Bei Konto-Anlage: Name, E-Mail, Firma, Subdomain, Passwort (Argon2id-Hash). Optional: Telefon, Logo, Branding-Farben. Außerdem, wie Sie zu uns gefunden haben: die Kampagnenangaben im Link, über den Sie gekommen sind (utm-Parameter), die Seite, auf der Sie unsere Website betreten haben, und die Domain der verweisenden Seite — sowie, freiwillig, Ihre Antwort auf die Frage „Wie sind Sie auf uns gekommen?“. Wir werten das nur zusammengefasst aus, um zu sehen, welche Wege zu Anmeldungen führen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben werden mit Ihrem Konto gelöscht.

Bei Eintragung in die Warteliste: E-Mail-Adresse, Sprache, Zeitpunkt Ihrer Einwilligung und eine SHA-256-Prüfsumme Ihrer IP-Adresse (nicht im Klartext) — zum Nachweis der Einwilligung und zur Erkennung von Missbrauch. Die Adresse nutzen wir ausschließlich, um Ihnen Bescheid zu geben, sobald ein Platz frei ist. Den Browser-Typ speichern wir dabei nicht.

Beim Herunterladen und Aktualisieren der Desktop-App: Die Installationsdatei der Desktop-App für Windows und ihre Updates liefern wir über unseren Server api.forge12.com aus. Dieser Server ist über das Netz der Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA) angebunden. Beim Herunterladen und wenn die App nach Updates fragt, verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse und die technischen Angaben der Anfrage (Browser- bzw. App-Version, Uhrzeit), um die Datei auszuliefern und den Server vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Ihre Arbeit verbindet sich die App danach ausschließlich mit den Servern von SilentChat in Deutschland.

Beim Herunterladen und Aktualisieren der Desktop-App: Die Installationsdatei der Desktop-App für Windows und ihre Updates liefern wir über unseren Server api.forge12.com aus. Dieser Server ist über das Netz der Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA) angebunden. Beim Herunterladen und wenn die App nach Updates fragt, verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse und die technischen Angaben der Anfrage (Browser- bzw. App-Version, Uhrzeit), um die Datei auszuliefern und den Server vor Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Cloudflare ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für Ihre Arbeit verbindet sich die App danach ausschließlich mit den Servern von SilentChat in Deutschland.

Bei Nutzung des Produkts: Konversationen, Tickets, Survey-Antworten, Workflow-Konfigurationen, KB-Inhalte. Audit-Log über jede administrative Aktion. Anmeldeprotokoll mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser jeder Anmeldung — zur Abwehr von Missbrauch.

Team-Chat: Nachrichten, die sich die Mitarbeiter eines Kunden untereinander schreiben, samt Anhängen, Erwähnungen, Bezug auf ein Kundengespräch und dem Lesestand. Sichtbar sind sie nur für die Mitglieder des jeweiligen Chats — auch Administratoren des Kunden lesen keine fremden Direktnachrichten. Auch hier sind wir Auftragsverarbeiter für den Kunden.

Beim Embedding des Widgets bei einem unserer Kunden: Hier sind wir Auftragsverarbeiter, der Kunde ist Verantwortlicher. Welche Daten genau erhoben werden, regelt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Kunden.

Reichweitenmessung: Auf silentchat.de und app.silentchat.de messen wir mit Matomo, wie unsere Seiten genutzt werden: aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunft, Gerätetyp und die verweisende Adresse. Auf silentchat.de zählen wir außerdem einzelne Bedienschritte als Ereignisse — etwa Klicks auf Schaltflächen wie „Kostenlos starten“, das Absenden eines Formulars sowie die Nutzung der Live-Demo und des Chatfensters (geöffnet, Hinweis gezeigt, angeklickt, geschlossen). Dabei übertragen wir nur feste Namen dieser Schritte, nie Ihre Eingaben. Die Messung läuft ohne Cookies und ohne Wiedererkennung über Sitzungen hinweg — wir können also nicht sehen, ob Sie schon einmal hier waren. Ihre IP-Adresse wird vor der Speicherung um zwei Bytes gekürzt (z. B. 91.204.5.0). Sendet Ihr Browser ein „Do Not Track“-Signal, messen wir gar nicht. Matomo betreiben wir auf einem eigenen Server; die Daten werden an niemanden weitergegeben.

Live-Chat auf dieser Website: Unten rechts können Sie ein Chatfenster öffnen. Es ist unser eigenes Produkt — wir sind hier also zugleich Anbieter und Betreiber. Solange Sie den Chat nicht starten, entsteht keine Kennung und keine Chat-Sitzung. Das Chatfenster merkt sich lediglich im Speicher Ihres Browsers, ob es Ihnen einen Hinweis oder sein Namensschild schon gezeigt hat; diese Merker enthalten keine Kennung und werden nicht an uns übertragen (siehe §7). Beginnen Sie ein Gespräch, verarbeiten wir Ihre Nachrichten, die Seite, von der aus Sie schreiben, Ihre Sprachwahl sowie Name und E-Mail-Adresse, falls Sie diese freiwillig angeben. Damit Ihr Gespräch nach einem Neuladen weitergeht, legen wir eine Kennung im lokalen Speicher Ihres Browsers ab; sie entsteht aus Browsertyp, Sprache, Bildschirmgröße, Zeitzone und dem Zeitpunkt des ersten Öffnens. Ein Canvas-Fingerprinting findet nicht statt, und eine Wiedererkennung auf anderen Websites ist damit nicht möglich. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht zum Gesprächsverlauf; sie wird nur in gehashter Form verwendet, um Missbrauch abzuwehren. Antwortet zunächst unser KI-Assistent, geht Ihre Nachricht dazu an unseren KI-Dienstleister IONOS (Rechenzentren in Deutschland, siehe §4); auf Wunsch oder bei Unsicherheit übergibt der Assistent an einen Menschen. Eine feste Löschfrist für Chatverläufe haben wir derzeit nicht eingerichtet — Sie können die Löschung jederzeit über die unten genannten Kontaktwege verlangen (Art. 17 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage).

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