Offline-Nachrichten — das Postfach
Unter Offline-Nachrichten liegen die Nachrichten, die Besucher über das Offline-Formular des Widgets hinterlassen haben. Also dann, wenn gerade niemand da war.
Nicht zu verwechseln mit der Widget-Einstellung „Offline-Nachricht“. Das ist der Text, den ein Besucher zu sehen bekommt. Hier geht es um das Postfach mit dem, was er daraufhin geschrieben hat. Der Text wird im Artikel Geschäftszeiten erklärt.
Wann ein Besucher das Formular überhaupt sieht
Das Widget gilt als offline, wenn kein Agent online ist oder die Geschäftszeiten abgelaufen sind. Was der Besucher dann bekommt, steuert das Offline-Verhalten je Widget (Widgets → Widget öffnen → Offline-Verhalten):
| Einstellung | Was der Besucher sieht |
|---|---|
| Formular (Standard) | Das Kontaktformular. Diese Einsendungen landen hier. |
| Chatbot | Der Bot antwortet weiter. Kann er es gerade nicht — KI aus, Notaus gezogen —, fällt das Widget auf das Formular zurück. |
| Ausblenden | Gar nichts. Das Widget verschwindet, es kommt auch nichts im Postfach an. |
Kommt bei Ihnen nichts an, ist Ausblenden die erste Stelle, an der Sie nachsehen sollten.
Die Nachricht ist zuerst gespeichert, dann verschickt
SilentChat legt jede Einsendung ab, bevor eine E-Mail versucht wird. Das ist Absicht: Früher waren diese Einsendungen reine E-Mails und gingen wortlos verloren, wenn kein Empfänger eingetragen war. Heute steht die Nachricht in jedem Fall in diesem Postfach — auch wenn die Benachrichtigung niemanden erreicht hat.
„Kein Empfänger“ — was das heißt
Diese Markierung bedeutet: Die Nachricht ist da, aber niemand wurde benachrichtigt. Sie ist nicht verloren, sie wartet nur darauf, dass jemand hier hineinsieht.
Empfänger werden in dieser Reihenfolge gesucht, die erste Stelle mit einem Eintrag gewinnt:
- Je Widget — Widgets → Widget öffnen → Offline-Verhalten → E-Mail-Empfänger. So kann jedes Widget an ein anderes Team gehen.
- Mandantenweit — die Einstellungen des Mandanten, wenn beim Widget nichts steht.
- Die Inhaber des Kontos — wenn auch dort nichts steht.
Findet sich auf keiner der drei Stufen eine Adresse, bekommt die Nachricht „Kein Empfänger“. Der Warnhinweis oben auf der Seite zählt diese Fälle zusammen mit den ungelesenen.
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Als erledigt markieren nimmt die Nachricht aus der Warnung heraus. Sie bleibt in der Liste stehen — die Markierung ist ein Haken, kein Löschen.
Antworten geschieht außerhalb von SilentChat, per E-Mail an die Adresse, die der Besucher hinterlassen hat. Aus einer Offline-Nachricht wird keine Konversation im Postfach.
Wenn nichts ankommt — der Reihe nach
- Steht das Offline-Verhalten des Widgets auf Ausblenden? Dann gibt es kein Formular.
- Ist das Widget überhaupt offline? Solange ein Agent online ist und die Geschäftszeiten laufen, sieht der Besucher den normalen Chat.
- Stehen Empfänger auf einer der drei Stufen? Ohne sie kommen die Nachrichten trotzdem hier an — nur eben ohne E-Mail.